Datenschutzrichtlinie

1. Einführung

Cubos Transport, P.IVA IT03211810308 betreibt die Website Cubos Transport, das Dashboard Cubos Transport und die mobile App Cubos Transport. Diese Informationen erläutern, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte Sie ausüben können.

2. Datenschutzrollen

Die Datenschutzrolle ändert sich je nach Kontext, in dem die Daten verarbeitet werden.

• Cubos Transport fungiert als Datenverantwortlicher für Website, Registrierung, kostenlose Testversion, Abrechnung, Support, Anwendungen und kommerzielle Kommunikation.
• Für Betriebsdaten, die von Kundenunternehmen in der Dashboard- und Treiber-App hochgeladen oder generiert werden, fungiert Cubos Transport normalerweise als Datenverantwortlicher im Namen des Kundenunternehmens.
• Das Kundenunternehmen bleibt Eigentümer der Datenverarbeitung seiner Mitarbeiter, Fahrer, Fahrzeuge, Kunden, Ziele und Betriebsdokumente, einschließlich korrekter Informationen an die Arbeitnehmer und der Einhaltung geltender Arbeitsgesetze.

3. Informationen, die wir sammeln

Persönliche und berufliche Informationen

• Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer und Kontodaten.
• Rolle, zugewiesener Einsatzort, zugewiesenes Fahrzeug, optionales Profilfoto und Spracheinstellungen.
• Verwaltungs- oder Personaldaten, sofern vom Kundenunternehmen konfiguriert, wie z. B. Steuernummer, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Vertragsart, Einstellungsdatum, Stundensatz und Notfallkontakte.
• In Bestellungen eingegebene Kunden-, Ziel-, Spediteur- und Empfängerdaten und DDT.

Betriebsdaten

• GPS genaue Position des Fahrzeugs während aktiver Kurven, einschließlich Koordinaten, Geschwindigkeit, Genauigkeit, Zeitstempel und Vordergrund-/Hintergrundstatus.
• Schichtbeginn/-ende, Pausen, Kilometerstände, Tanken, Schichtereignisse und Lieferstatus.
• Bestellungen, DDT, digitale Signaturen, Betriebsnotizen, Lieferadressen, Mengen, Produkte und Kunden-/Spediteurdaten.
• Von Benutzern hochgeladene Wartungsberichte, Schadensfälle, Fotos, Videos oder Anhänge.
• Offline-Warteschlangen und Daten werden vorübergehend auf dem Gerät gespeichert, um Vorgänge zu synchronisieren, wenn die Verbindung nicht verfügbar ist.

Technische Daten und Gerät

• Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version, Sprache, IP-Adresse und technische Sicherheitsprotokolle.
• Token für Push-Benachrichtigungen und Identifikatoren, die zum Senden betrieblicher Kommunikation erforderlich sind.
• Cookies, Einwilligungspräferenzen, Analysedaten und Fehlerdiagnose, sofern aktiviert.

4. Wie wir Informationen nutzen

Wir verwenden die Daten nur zur Bereitstellung, zum Schutz und zur Verbesserung von Cubos Transport und um Kundenunternehmen die Verwaltung ihrer Abläufe zu ermöglichen.

• Zeigen Sie die aktiven Fahrzeuge auf der Karte an und koordinieren Sie die Einsatzzentrale, das Büro und die Fahrer während der Schicht.
• Verwalten Sie Bestellungen, Lieferungen, DDT, Signaturen, E-Mail-Versendungen, Betriebsanfragen und Dokumentation.
• Verwalten Sie Schichten, betriebliche Anwesenheit, Einsätze, Fahrzeuge, Wartung und Benachrichtigungen.
• Bieten Sie Navigation, Routenberechnung und operative Unterstützung bei Lieferungen.
• Verwalten Sie Konten, Zahlungen, Abonnements, Sicherheit, Support und Servicekommunikation.
• Analysieren Sie die Nutzung der Website oder des Produkts in aggregierter Form, sofern dies zulässig ist, ohne personenbezogene Daten zu verkaufen.
• Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher, buchhalterischer, vertraglicher und sicherheitsrelevanter Verpflichtungen.

5. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt.

• Vertragliche oder vorvertragliche Maßnahmen zur Erstellung von Accounts, Bereitstellung der Plattform, Verwaltung von Zahlungen, Support und angeforderten Leistungen.
• Gesetzliche Verpflichtungen zur Rechnungsstellung, Buchhaltung, Sicherheit, Aufbewahrung von Dokumenten und zur Beantwortung zuständiger Behörden.
• Berechtigtes Interesse an Sicherheit, Missbrauchsprävention, Serviceverbesserung, technischer Diagnose und Betriebskontinuität.
• Einwilligung für nicht unbedingt erforderliche Cookies und Analysen, Marketingmitteilungen und andere optionale Verarbeitungen.
• Für Arbeitnehmerdaten, die im Auftrag des Kundenunternehmens verarbeitet werden, bestimmt das Kundenunternehmen als Datenverantwortlicher die Rechtsgrundlage.

6. Datenspeicherung und Sicherheit

Wir ergreifen technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko der verarbeiteten Daten angemessen sind.

• Hosting und Datenbank werden hauptsächlich von Supabase mit Infrastruktur in der Europäischen Union bereitgestellt.
• Verschlüsselung während der Übertragung über TLS/SSL und rollen- und mandantenbasierte Zugriffskontrollen.
• Authentifizierung, Mandantentrennung, Zugriffsrichtlinie und Einschränkung administrativer Berechtigungen.
• Fehlerüberwachung, technische Protokolle, Backups und Verfahren zur Reduzierung unbefugter Zugriffe, Verluste oder Änderungen von Daten.

7. Datenaustausch

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Daten werden nur dann weitergegeben, wenn dies zur Bereitstellung von Cubos Transport oder zur Einhaltung geltender Verpflichtungen erforderlich ist.

• Mit dem Kundenunternehmen, das das Konto verwaltet, und mit autorisierten Benutzern derselben Organisation, basierend auf den konfigurierten Rollen.
• Mit technischen Lieferanten, die die Daten in unserem Auftrag oder im Auftrag des Kundenunternehmens verarbeiten.
• Mit Beratern, Behörden oder Dritten, wenn dies gesetzlich, vertraglich oder zum Schutz von Rechten und Sicherheit erforderlich ist.
• Mit vom Kundenunternehmen angegebenen Empfängern, beispielsweise für den Versand von DDT oder betriebliche Mitteilungen.

8. Drittanbieter und Dienstleistungen

Abhängig von den genutzten Funktionen kann Cubos Transport die folgenden Anbieter oder integrierten Dienste nutzen.

• Supabase für Authentifizierungs-, Datenbank-, Speicher- und Backend-Funktionen.
• Vercel für Site-Hosting, technische Analysen und Leistung, wenn aktiviert.
• Stripe für Zahlungen, Abonnements, Rechnungen und Abrechnungsportal.
• Erneut senden für Transaktions-E-Mails, DDT-Versand und Servicekommunikation.
• Sentry zur Fehlerüberwachung, Leistungs- und Anwendungsdiagnose.
• PostHog für Produktanalysen nur, sofern aktiviert und in Übereinstimmung mit den Einwilligungspräferenzen.
• Expo, Apple Push Notification Service und Firebase Cloud Messaging für Push-Benachrichtigungen.
• HERE, Mapbox und Karten-/Navigationsdienste für Geokodierung, Karten, Routen und Navigation.
• Cloudflare Turnstile oder gleichwertige Dienste für Spam-Schutz und Formularsicherheit, sofern aktiviert.

9. Ihre Rechte GDPR

Innerhalb der von GDPR festgelegten Grenzen können Sie die folgenden Rechte ausüben:

• Zugriff – Fordern Sie eine Kopie Ihrer persönlichen Daten an.
• Berichtigung – Zur Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten.
• Löschung – Fordern Sie die Löschung von Daten an, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
• Portabilität – Empfangen Sie Daten in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch – Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen oder Direktmarketing.
• Einschränkung – Fordern Sie in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung an.
• Beschwerde – Reichen Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde ein.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter support@cubos.app.

10. Datenaufbewahrung

Wir bewahren die Daten nur so lange auf, wie es für die angegebenen Zwecke, gesetzlichen Verpflichtungen oder Vereinbarungen mit dem Kundenunternehmen erforderlich ist.

• Konto-, Profil- und Assistenzdaten: für die Dauer der Beziehung mit Cubos Transport und für den Zeitraum, der zur Abwicklung vertraglicher, steuerlicher oder streitiger Verpflichtungen erforderlich ist.
• Betriebsdaten, Aufträge, DDT und Unterschriften: für den vom Kundenunternehmen geforderten Zeitraum und den geltenden dokumentarischen, steuerlichen oder vertraglichen Verpflichtungen.
• Detaillierte GPS-Daten: Nur für Betriebs-, Sicherheits-, Liefer- und Berichtszwecke; Das Kundenunternehmen sollte den kürzestmöglichen Zeitraum konfigurieren. GPS und Schichtverlauf können bei Bedarf bis zu 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
• Analyse-/Cookie-Daten: gemäß Einwilligungspräferenzen und Cookie-Richtlinie.
• Bewerbungen und Lebensläufe: für die für die Auswahl erforderliche Zeit und alle kompatiblen zukünftigen Möglichkeiten, es sei denn, es wird eine Kündigung beantragt.

11. Positionsdaten GPS

Cubos Transport erfasst die genaue Position des Fahrzeugs nur während einer aktiven Schicht über das Gerät des Fahrers. Tracking dient dazu, das Fahrzeug auf der Karte anzuzeigen, Lieferungen zu koordinieren, den Fahrer zu unterstützen, die Betriebssicherheit zu verbessern und den Status der Lieferung zu dokumentieren.

• Das Tracking wird zu Beginn der Schicht aktiviert und stoppt automatisch am Ende der Schicht.
• Es werden keine Standorte außerhalb der Reihe oder bei nicht aktiver Nachverfolgung erfasst.
• Die Erfassung kann im Vorder- und Hintergrund erfolgen, um die Position des Fahrzeugs auch bei minimierter App oder ausgeschaltetem Bildschirm aktuell zu halten.
• Die angezeigten Daten sind mit dem Fahrzeug und der Betriebsschicht verknüpft; Die Identität des Fahrers kann nur von autorisierten Benutzern anhand von Schichtzuweisungen ermittelt werden.
• Cubos Transport verwendet den GPS nicht für die automatische Disziplinarüberwachung, die automatisierte Produktivitätsbewertung oder die Überwachung außerhalb der Geschäftszeiten.
• Der Zugriff auf die Karte und den Verlauf muss auf autorisierte Unternehmensrollen beschränkt sein und in einem angemessenen Verhältnis zu betrieblichen Zwecken stehen.

Wenn das Kundenunternehmen Cubos Transport mit Mitarbeitern oder Mitarbeitern nutzt, muss es den Arbeitnehmern seine eigenen Informationen zur Verfügung stellen, die Regeln zur Fernsteuerung einhalten und bei Bedarf eine Gewerkschaftsvereinbarung oder eine Genehmigung der Arbeitsaufsichtsbehörde vorbereiten. Empfehlenswert ist auch eine sichtbare Warnung am verfolgten Fahrzeug.

12. Verantwortlichkeiten der Kundenunternehmen

Kundenunternehmen müssen Cubos Transport in einer verhältnismäßigen Weise nutzen, die den geltenden Datenschutz- und Arbeitsgesetzen entspricht.

• Informieren Sie Fahrer, Mitarbeiter und Mitarbeiter über die verarbeiteten Daten, Zwecke, Aufbewahrungsfristen, berechtigte Parteien und Rechte.
• Definieren Sie eine korrekte Rechtsgrundlage für GPS, Schichten, HR-Daten, DDT und Ihre Kunden-/Zieldaten.
• Beschränken Sie den Zugriff auf das Dashboard und die Karte auf Benutzer, die einen betrieblichen Bedarf haben.
• Verwenden Sie Cubos Transport nicht für laufende Überwachung, illegale Produktivitätsüberwachung oder vertrauliche Disziplinarzwecke.
• Konfigurieren Sie Aufbewahrung, Rollen und interne Prozesse im Einklang mit Minimierung, Sicherheit und gesetzlichen Verpflichtungen.

13. Push-Benachrichtigungen

Wir versenden Push-Benachrichtigungen zu Betriebs- und Servicezwecken, zum Beispiel:

• Neue Bestellungen zugewiesen oder Aktualisierungen zu Lieferungen.
• Genehmigungen, Ablehnungen oder Aktualisierungen von Betriebsanfragen.
• Unternehmensmitteilungen oder wichtige Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Dienst.

Sie können Push-Benachrichtigungen in Ihren Geräteeinstellungen deaktivieren, einige betriebliche Mitteilungen kommen jedoch möglicherweise nicht in Echtzeit an.

14. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie aktualisieren, um Änderungen am Produkt, den Lieferanten, der Gesetzgebung oder unseren Prozessen Rechnung zu tragen. Die aktualisierte Version wird auf dieser Seite mit dem neuen Aktualisierungsdatum veröffentlicht.

15. Kontaktieren Sie uns

Bei Fragen zu diesen Informationen oder der Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie uns kontaktieren unter:

E-Mail: support@cubos.app