Personvernerklæring

1. Introduksjon

Cubos Transport, P.IVA IT03211810308, driver nettstedet Cubos Transport, Cubos Transport Dashboard og Cubos Transport mobilapp. Denne informasjonen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag, hvor lenge vi oppbevarer dem og hvilke rettigheter du kan utøve.

2. Personvernroller

Personvernrollen endres basert på konteksten dataene behandles i.

• Cubos Transport fungerer som datakontroller for nettside, registrering, gratis prøveversjon, fakturering, support, applikasjoner og kommersiell kommunikasjon.
• For driftsdata lastet opp eller generert av klientselskaper i Dashboard and Driver App, fungerer Cubos Transport normalt som datakontrollør på vegne av klientselskapet.
• Klientbedriften forblir eier av databehandlingen til sine ansatte, sjåfører, kjøretøy, kunder, destinasjoner og driftsdokumenter, inkludert korrekt informasjon til arbeidere og enhver overholdelse av gjeldende arbeidslovgivning.

3. Informasjon vi samler inn

Personlig og arbeidsinformasjon

• Navn, etternavn, e-post, telefonnummer og kontoinformasjon.
• Rolle, tildelt driftssted, tildelt kjøretøy, valgfritt profilbilde og språkpreferanser.
• Administrative eller HR-data når de er konfigurert av klientselskapet, for eksempel skattekode, adresse, fødselsdato og -sted, type kontrakt, dato for leie, timepris og nødkontakter.
• Kunde-, destinasjons-, transportør- og mottakerdata lagt inn i bestillinger og DDT.

Driftsdata

• GPS nøyaktig posisjon av kjøretøyet under aktive svinger, inkludert koordinater, hastighet, nøyaktighet, tidsstempel og forgrunns-/bakgrunnsstatus.
• Start/slutt av skift, pauser, avlesning av kilometerteller, tanking, skifthendelser og leveringsstatus.
• Bestillinger, DDT, digitale signaturer, driftsnotater, leveringsadresser, kvanta, produkter og kunde-/operatørdata.
• Vedlikeholdsrapporter, krav, bilder, videoer eller vedlegg lastet opp av brukere.
• Frakoblede køer og data lagres midlertidig på enheten for å synkronisere operasjoner når tilkoblingen er utilgjengelig.

Tekniske data og enhet

• Enhetstype, operativsystem, appversjon, språk, IP-adresse og tekniske sikkerhetslogger.
• Tokens for push-varsler og identifikatorer som er nødvendige for å sende operativ kommunikasjon.
• Informasjonskapsler, samtykkepreferanser, analysedata og feildiagnostikk når aktivert.

4. Hvordan vi bruker informasjon

Vi bruker dataene kun for å levere, beskytte og forbedre Cubos Transport og for å gjøre det mulig for kundebedrifter å administrere sine operasjoner.

• Vis de aktive kjøretøyene på kartet og koordiner det operative hovedkvarteret, kontoret og sjåførene under skiftet.
• Administrer bestillinger, leveranser, DDT, signaturer, e-postsendinger, operasjonelle forespørsler og dokumentasjon.
• Håndtere turnus, operativ oppmøte, oppdrag, kjøretøy, vedlikehold og varsler.
• Gi navigasjon, ruteberegning og driftsstøtte under leveranser.
• Administrer kontoer, betalinger, abonnementer, sikkerhet, støtte og tjenestekommunikasjon.
• Analyser bruken av nettstedet eller produktet i samlet form når det er tillatt, uten å selge personlige data.
• Overhold juridiske, skattemessige, regnskapsmessige, kontraktsmessige og sikkerhetsmessige forpliktelser.

5. Rettsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger kun når det er et gjeldende juridisk grunnlag.

• Kontrakt eller pre-kontraktuelle tiltak for å opprette kontoer, tilby plattformen, administrere betalinger, støtte og forespurte tjenester.
• Juridiske forpliktelser for fakturering, regnskap, sikkerhet, dokumentoppbevaring og svar til kompetente myndigheter.
• Berettiget interesse for sikkerhet, overgrepsforebygging, tjenesteforbedring, teknisk diagnostikk og driftskontinuitet.
• Samtykke for ikke-essensielle informasjonskapsler og analyser, markedskommunikasjon og annen valgfri behandling.
• For arbeiderdata som behandles på vegne av klientbedriften, fastsettes rettsgrunnlaget av klientbedriften som behandlingsansvarlig.

6. Datalagring og sikkerhet

Vi vedtar tekniske og organisatoriske tiltak som står i forhold til risikoen for dataene som behandles.

• Hosting og database levert primært av Supabase med infrastruktur i EU.
• Kryptering under overføring via TLS/SSL og rolle- og leietakerbaserte tilgangskontroller.
• Autentisering, separasjon av leietakere, tilgangspolicy og begrensning av administrative tillatelser.
• Feilovervåking, tekniske logger, sikkerhetskopier og prosedyrer for å redusere uautorisert tilgang, tap eller endring av data.

7. Datadeling

Vi selger ikke personopplysninger. Data deles kun når det er nødvendig for å gi Cubos Transport eller overholde gjeldende forpliktelser.

• Med klientselskapet som administrerer kontoen og med autoriserte brukere av samme organisasjon, basert på de konfigurerte rollene.
• Med tekniske leverandører som behandler dataene på vegne av oss eller på vegne av klientselskapet.
• Med konsulenter, myndigheter eller tredjeparter når det kreves av lov, ved en kontrakt eller for å beskytte rettigheter og sikkerhet.
• Med mottakere angitt av klientselskapet, for eksempel for å sende DDT eller driftskommunikasjon.

8. Tredjepartsleverandører og -tjenester

Avhengig av funksjonene som brukes, kan Cubos Transport gjøre bruk av følgende leverandører eller integrerte tjenester.

• Supabase for autentisering, database, lagring og backend-funksjoner.
• Vercel for webhotell, teknisk analyse og ytelse når aktivert.
• Stripe for betalinger, abonnementer, fakturaer og faktureringsportal.
• Send på nytt for transaksjonelle e-poster, DDT-sending og tjenestekommunikasjon.
• Sentry for feilovervåking, ytelse og applikasjonsdiagnostikk.
• PostHog for produktanalyse kun når aktivert og i samsvar med samtykkepreferanser.
• Expo, Apple Push Notification-tjeneste og Firebase Cloud Messaging for push-varsler.
• HER, Mapbox og kart/navigasjonstjenester for geokoding, kart, ruter og navigasjon.
• Cloudflare Turnstile eller tilsvarende tjenester for spambeskyttelse og skjemasikkerhet, når aktivert.

9. Dine rettigheter GDPR

Innenfor grensene satt av GDPR, kan du utøve følgende rettigheter:

• Tilgang - Be om en kopi av dine personlige data.
• Retting - For å korrigere unøyaktige eller ufullstendige personopplysninger.
• Sletting - Be om sletting av data når vilkårene er oppfylt.
• Portabilitet - Motta data i et strukturert og maskinlesbart format.
• Motstand - innsigelse mot behandling basert på legitim interesse eller direkte markedsføring.
• Begrensning - Be om begrensning av behandlingen i visse tilfeller.
• Klage - Send inn en klage til den kompetente tilsynsmyndigheten.

For å utøve disse rettighetene, vennligst kontakt oss på support@cubos.app.

10. Oppbevaring av data

Vi oppbevarer opplysningene kun i den tiden som er nødvendig for de angitte formålene, juridiske forpliktelser eller avtaler med klientselskapet.

• Konto-, profil- og assistansedata: for varigheten av forholdet til Cubos Transport og for perioden som er nødvendig for å administrere kontraktsmessige, skattemessige eller tvisteforpliktelser.
• Driftsdata, bestillinger, DDT og signaturer: for perioden som kreves av klientselskapet og gjeldende dokumentære, skattemessige eller kontraktsmessige forpliktelser.
• Detaljerte GPS-data: Kun for drifts-, sikkerhets-, leverings- og rapporteringsbehov; klientselskapet bør konfigurere kortest mulig periode. GPS og skifthistorikk kan oppbevares i opptil 2 år ved behov.
• Analytics/informasjonskapseldata: i henhold til samtykkepreferanser og retningslinjer for informasjonskapsler.
• Søknader og CVer: for den tiden som er nødvendig for utvelgelse og eventuelle kompatible fremtidige muligheter, med mindre kansellering er bedt om.

11. Posisjonsdata GPS

Cubos Transport samler den nøyaktige posisjonen til kjøretøyet via førerens enhet kun under et aktivt skift. Sporing tjener til å vise kjøretøyet på kartet, koordinere leveranser, støtte sjåføren, forbedre driftssikkerheten og dokumentere status for leveransen.

• Sporing aktiveres ved begynnelsen av skiftet og stopper automatisk ved slutten av skiftet.
• Ingen lokasjoner samles inn utenfor tur eller når sporing ikke er aktiv.
• Samlingen kan foregå i forgrunnen og i bakgrunnen for å holde posisjonen til kjøretøyet oppdatert selv med appen minimert eller skjermen slått av.
• Dataene som vises er knyttet til kjøretøyet og driftsskiftet; førerens identitet kan kun fås fra autoriserte brukere basert på skiftoppdrag.
• Cubos Transport bruker ikke GPS til automatisk disiplinær overvåking, automatisert produktivitetsevaluering eller overvåking etter arbeidstid.
• Tilgang til kartet og historikken må begrenses til autoriserte selskapsroller og stå i forhold til operasjonelle formål.

Dersom klientbedriften bruker Cubos Transport med ansatte eller samarbeidspartnere, skal den gi sine egne opplysninger til arbeidstakere, respektere reglene om fjernstyring og ved behov utarbeide fagforeningsavtale eller fullmakt fra Arbeidstilsynet. En synlig advarsel på kjøretøyet som spores anbefales også.

12. Ansvar for klientselskaper

Klientbedrifter må bruke Cubos Transport på en forholdsmessig måte som er i samsvar med gjeldende personvern- og arbeidslovgivning.

• Informer sjåfører, ansatte og samarbeidspartnere om data som behandles, formål, oppbevaringstider, autoriserte parter og rettigheter.
• Definer et korrekt juridisk grunnlag for GPS, skift, HR-data, DDT og dine kunde-/destinasjonsdata.
• Begrens tilgangen til dashbordet og kartet til kun brukere som har et operativt behov.
• Ikke bruk Cubos Transport til pågående overvåking, ulovlig produktivitetsovervåking eller ikke avslørte disiplinære formål.
• Konfigurer oppbevaring, roller og interne prosesser i samsvar med minimering, sikkerhet og juridiske forpliktelser.

13. Push-varsler

Vi sender push-varsler for drifts- og serviceformål, for eksempel:

• Nye bestillinger tildelt eller oppdateringer på leveranser.
• Godkjenninger, avslag eller oppdateringer av operasjonelle forespørsler.
• Selskapets kommunikasjon eller viktige meldinger knyttet til tjenesten.

Du kan deaktivere push-varslinger fra enhetsinnstillingene, men det kan hende at noen operative kommunikasjoner ikke kommer i sanntid.

14. Endringer i denne policyen

Vi kan oppdatere denne policyen for å gjenspeile endringer i produktet, leverandører, lovgivning eller våre prosesser. Den oppdaterte versjonen vil bli publisert på denne siden med den nye oppdateringsdatoen.

15. Kontakt oss

For spørsmål om denne informasjonen eller behandlingen av personopplysninger kan du kontakte oss på:

E-post: support@cubos.app