Laatst bijgewerkt: 20 mei 2026

1. Inleiding

Cubos Transport, P.IVA IT03211810308 beheert de Cubos Transport-website, het Cubos Transport Dashboard en de Cubos Transport mobiele app. In deze informatie wordt uitgelegd welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrond, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u kunt uitoefenen.

2. Privacyrollen

De privacyrol verandert afhankelijk van de context waarin de gegevens worden verwerkt.

Cubos Transport treedt op als gegevensbeheerder voor website, registratie, gratis proefperiode, facturering, ondersteuning, applicaties en commerciële communicatie.
Voor operationele gegevens die door klantbedrijven zijn geüpload of gegenereerd in de Dashboard and Driver App, treedt Cubos Transport normaal gesproken op als gegevensbeheerder namens het klantbedrijf.
Het klantbedrijf blijft eigenaar van de gegevensverwerking van zijn werknemers, chauffeurs, voertuigen, klanten, bestemmingen en operationele documenten, inclusief correcte informatie aan werknemers en eventuele naleving van de toepasselijke arbeidswetgeving.

3. Informatie die we verzamelen

Persoonlijke en werkgegevens

Naam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en accountgegevens.
Rol, toegewezen operationele locatie, toegewezen voertuig, optionele profielfoto en taalvoorkeuren.
Administratieve of HR-gegevens indien geconfigureerd door het klantbedrijf, zoals belastingcode, adres, geboortedatum en -plaats, type contract, datum van indiensttreding, uurtarief en contactpersonen voor noodgevallen.
Klant-, bestemmings-, vervoerder- en ontvangergegevens ingevoerd in bestellingen en DDT.

Operationele gegevens

GPS nauwkeurige positie van het voertuig tijdens actieve bochten, inclusief coördinaten, snelheid, nauwkeurigheid, tijdstempel en voorgrond-/achtergrondstatus.
Begin/einde dienst, pauzes, kilometerstanden, tanken, dienstgebeurtenissen en leveringsstatus.
Bestellingen, DDT, digitale handtekeningen, operationele nota's, afleveradressen, hoeveelheden, producten en klant-/vervoerdersgegevens.
Onderhoudsrapporten, claims, foto's, video's of bijlagen geüpload door gebruikers.
Offline wachtrijen en gegevens die tijdelijk op het apparaat zijn opgeslagen om bewerkingen te synchroniseren wanneer de verbinding niet beschikbaar is.

Technische gegevens en apparaat

Apparaattype, besturingssysteem, app-versie, taal, IP-adres en technische beveiligingslogboeken.
Tokens voor pushmeldingen en identificatiemiddelen die nodig zijn om operationele communicatie te verzenden.
Cookies, toestemmingsvoorkeuren, analysegegevens en foutdiagnostiek indien ingeschakeld.

4. Hoe we informatie gebruiken

We gebruiken de gegevens alleen om Cubos Transport te leveren, te beschermen en te verbeteren en om klantbedrijven in staat te stellen hun activiteiten te beheren.

Toon de actieve voertuigen op de kaart en coördineer het operationele hoofdkantoor, kantoor en chauffeurs tijdens de dienst.
Beheer bestellingen, leveringen, DDT, handtekeningen, e-mailverzendingen, operationele verzoeken en documentatie.
Beheer diensten, operationele aanwezigheid, opdrachten, voertuigen, onderhoud en meldingen.
Verzorgen van navigatie, routeberekening en operationele ondersteuning tijdens leveringen.
Beheer accounts, betalingen, abonnementen, beveiliging, ondersteuning en servicecommunicatie.
Analyseer het gebruik van de site of het product in geaggregeerde vorm, indien toegestaan, zonder persoonlijke gegevens te verkopen.
Voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, contractuele en veiligheidsverplichtingen.

5. Rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als er een toepasselijke wettelijke basis bestaat.

Contractuele of precontractuele maatregelen om accounts aan te maken, het platform aan te bieden, betalingen, ondersteuning en aangevraagde diensten te beheren.
Wettelijke verplichtingen voor facturering, boekhouding, beveiliging, documentbewaring en reageren op bevoegde autoriteiten.
Gerechtvaardigd belang bij beveiliging, misbruikpreventie, serviceverbetering, technische diagnostiek en operationele continuïteit.
Toestemming voor niet-essentiële cookies en analyses, marketingcommunicatie en andere optionele verwerking.
Voor werknemersgegevens die namens het klantbedrijf worden verwerkt, wordt de rechtsgrondslag bepaald door het klantbedrijf als gegevensbeheerder.

6. Gegevensopslag en beveiliging

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen die evenredig zijn aan het risico van de verwerkte gegevens.

Hosting en database voornamelijk geleverd door Supabase met infrastructuur in de Europese Unie.
Versleuteling tijdens de overdracht via TLS/SSL en op rollen en tenants gebaseerde toegangscontroles.
Authenticatie, huurderscheiding, toegangsbeleid en beperking van administratieve machtigingen.
Foutmonitoring, technische logs, back-ups en procedures om ongeoorloofde toegang, verlies of wijziging van gegevens te verminderen.

7. Gegevens delen

Wij verkopen geen persoonlijke gegevens. Gegevens worden alleen gedeeld als dat nodig is om Cubos Transport te verstrekken of om te voldoen aan toepasselijke verplichtingen.

Met het klantbedrijf dat het account beheert en met geautoriseerde gebruikers van dezelfde organisatie, op basis van de geconfigureerde rollen.
Met technische leveranciers die de gegevens namens ons of namens het klantbedrijf verwerken.
Met adviseurs, autoriteiten of derden wanneer dit vereist is door de wet, een contract of om rechten en veiligheid te beschermen.
Met ontvangers aangegeven door het klantbedrijf, bijvoorbeeld voor het verzenden van DDT of operationele communicatie.

8. Externe leveranciers en diensten

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kan Cubos Transport gebruik maken van de volgende aanbieders of geïntegreerde diensten.

Supabase voor authenticatie, database, opslag en backend-functies.
Vercel voor sitehosting, technische analyses en prestaties indien ingeschakeld.
Stripe voor betalingen, abonnementen, facturen en facturatieportaal.
Opnieuw verzenden voor transactionele e-mails, DDT-verzending en servicecommunicatie.
Sentry voor foutbewaking, prestatie- en applicatiediagnostiek.
PostHog alleen voor productanalyse indien ingeschakeld en in overeenstemming met toestemmingsvoorkeuren.
Expo, Apple Push Notification-service en Firebase Cloud Messaging voor pushmeldingen.
HERE, Mapbox en kaart-/navigatiediensten voor geocodering, kaarten, routes en navigatie.
Cloudflare Turnstile of gelijkwaardige services voor spambescherming en formulierbeveiliging, indien ingeschakeld.

9. Uw rechten GDPR

Binnen de door GDPR gestelde grenzen kunt u de volgende rechten uitoefenen:

Toegang - Vraag een kopie van uw persoonlijke gegevens aan.
Rectificatie - Om onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens te corrigeren.
Verwijdering - Verzoek om verwijdering van gegevens wanneer aan de voorwaarden is voldaan.
Draagbaarheid - Ontvang gegevens in een gestructureerd en machinaal leesbaar formaat.
Verzet - Bezwaar tegen verwerking op basis van legitiem belang of direct marketing.
Beperking - Vraag in bepaalde gevallen om beperking van de verwerking.
Klacht - Dien een klacht in bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via support@cubos.app.

10. Bewaring van gegevens

Wij bewaren de gegevens slechts zo lang als nodig is voor de aangegeven doeleinden, wettelijke verplichtingen of overeenkomsten met het klantbedrijf.

Account-, profiel- en assistentiegegevens: voor de duur van de relatie met Cubos Transport en voor de periode die nodig is om contractuele, fiscale of geschilverplichtingen te beheren.
Operationele gegevens, bestellingen, DDT en handtekeningen: voor de door het klantbedrijf vereiste periode en de toepasselijke documentaire, fiscale of contractuele verplichtingen.
Gedetailleerde GPS-gegevens: alleen voor operationele, veiligheids-, leverings- en rapportagebehoeften; het klantbedrijf moet de kortst mogelijke periode configureren. GPS en ploegengeschiedenis kunnen indien nodig maximaal 2 jaar worden bewaard.
Analytics/cookiegegevens: volgens toestemmingsvoorkeuren en cookiebeleid.
Sollicitaties en CV's: voor de tijd die nodig is voor de selectie en eventuele daarmee verenigbare toekomstige mogelijkheden, tenzij er om annulering wordt verzocht.

11. Positiegegevens GPS

Cubos Transport verzamelt alleen tijdens een actieve dienst de exacte positie van het voertuig via het apparaat van de bestuurder. Tracking dient om het voertuig op de kaart te tonen, leveringen te coördineren, de chauffeur te ondersteunen, de operationele veiligheid te verbeteren en de status van de levering te documenteren.

Tracking wordt geactiveerd aan het begin van de dienst en stopt automatisch aan het einde van de dienst.
Er worden geen locaties verzameld voor hun beurt of wanneer tracking niet actief is.
De verzameling kan op de voorgrond en op de achtergrond plaatsvinden om de positie van het voertuig actueel te houden, zelfs als de app is geminimaliseerd of het scherm is uitgeschakeld.
De getoonde gegevens zijn gekoppeld aan het voertuig en de operationele dienst; de identiteit van de chauffeur kan alleen worden verkregen van geautoriseerde gebruikers op basis van ploegendienstopdrachten.
Cubos Transport gebruikt de GPS niet voor automatische disciplinaire monitoring, geautomatiseerde productiviteitsevaluatie of surveillance buiten kantooruren.
Toegang tot de kaart en de geschiedenis moet worden beperkt tot geautoriseerde bedrijfsrollen en in verhouding staan tot operationele doeleinden.

Als het klantbedrijf Cubos Transport gebruikt met werknemers of samenwerkingspartners, moet het zijn eigen informatie aan werknemers verstrekken, de regels inzake bediening op afstand respecteren en, indien nodig, een vakbondsovereenkomst of toestemming van de Arbeidsinspectie voorbereiden. Een zichtbare waarschuwing op het voertuig dat wordt gevolgd, wordt ook aanbevolen.

12. Verantwoordelijkheden van klantbedrijven

Klantbedrijven moeten Cubos Transport gebruiken op een proportionele manier die voldoet aan de toepasselijke privacy- en arbeidswetgeving.

Informeer chauffeurs, medewerkers en medewerkers over de verwerkte gegevens, doeleinden, bewaartermijnen, bevoegde partijen en rechten.
Definieer een correcte wettelijke basis voor GPS, ploegendiensten, HR-gegevens, DDT en uw klant-/bestemmingsgegevens.
Beperk de toegang tot het dashboard en wijs deze toe aan alleen gebruikers die een operationele behoefte hebben.
Gebruik de Cubos Transport niet voor doorlopend toezicht, illegale productiviteitsmonitoring of niet bekendgemaakte disciplinaire doeleinden.
Configureer retentie, rollen en interne processen in overeenstemming met minimalisatie, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

13. Pushmeldingen

Wij versturen pushmeldingen voor operationele en servicedoeleinden, bijvoorbeeld:

Nieuwe bestellingen toegewezen of updates over leveringen.
Goedkeuringen, weigeringen of updates van operationele verzoeken.
Bedrijfscommunicatie of belangrijke mededelingen met betrekking tot de service.

U kunt pushmeldingen uitschakelen via uw apparaatinstellingen, maar sommige operationele communicatie komt mogelijk niet in realtime aan.

14. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in het product, de leveranciers, de wetgeving of onze processen weer te geven. De bijgewerkte versie wordt op deze pagina gepubliceerd met de nieuwe updatedatum.

15. Neem contact met ons op

Voor vragen over deze gegevens of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: support@cubos.app

Privacybeleid