Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

Cubos Transport, P.IVA IT03211810308 obsługuje stronę internetową Cubos Transport, Cubos Transport Dashboard i aplikację mobilną Cubos Transport. Informacje te wyjaśniają, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy i z jakich praw możesz skorzystać.

2. Role związane z prywatnością

Rola prywatności zmienia się w zależności od kontekstu, w którym dane są przetwarzane.

• Cubos Transport pełni funkcję administratora danych w zakresie strony internetowej, rejestracji, bezpłatnego okresu próbnego, rozliczeń, wsparcia, aplikacji i komunikacji handlowej.
• W przypadku danych operacyjnych przesyłanych lub generowanych przez firmy klientów w aplikacji Dashboard i Driver, Cubos Transport zwykle pełni rolę administratora danych w imieniu firmy klienta.
• Firma klienta pozostaje właścicielem przetwarzania danych swoich pracowników, kierowców, pojazdów, klientów, miejsc docelowych i dokumentów operacyjnych, w tym prawidłowych informacji dla pracowników i wszelkiej zgodności z obowiązującym prawem pracy.

3. Informacje, które zbieramy

Informacje osobiste i służbowe

• Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i dane uwierzytelniające konto.
• Rola, przypisana lokalizacja operacyjna, przypisany pojazd, opcjonalne zdjęcie profilowe i preferencje językowe.
• Dane administracyjne lub kadrowe skonfigurowane przez firmę klienta, takie jak kod podatkowy, adres, data i miejsce urodzenia, rodzaj umowy, data zatrudnienia, stawka godzinowa i kontakty w sytuacjach awaryjnych.
• Dane klienta, miejsca docelowego, przewoźnika i odbiorcy wprowadzone do zamówień i DDT.

Dane operacyjne

• GPS dokładna pozycja pojazdu podczas aktywnych skrętów, w tym współrzędne, prędkość, dokładność, znacznik czasu i status pierwszego planu/tła.
• Początek/koniec zmiany, przerwy, odczyty licznika kilometrów, tankowanie, zdarzenia związane ze zmianą i status dostawy.
• Zamówienia, DDT, podpisy cyfrowe, notatki operacyjne, adresy dostaw, ilości, produkty i dane klienta/przewoźnika.
• Raporty z konserwacji, roszczenia, zdjęcia, filmy lub załączniki przesłane przez użytkowników.
• Kolejki offline i dane tymczasowo zapisywane na urządzeniu w celu synchronizacji operacji, gdy połączenie jest niedostępne.

Dane techniczne i urządzenie

• Typ urządzenia, system operacyjny, wersja aplikacji, język, adres IP i logi bezpieczeństwa technicznego.
• Tokeny powiadomień push oraz identyfikatory niezbędne do wysyłania komunikacji operacyjnej.
• Pliki cookie, preferencje dotyczące zgody, dane analityczne i diagnostyka błędów, jeśli są włączone.

4. Jak wykorzystujemy informacje

Używamy danych wyłącznie w celu dostarczania, ochrony i ulepszania Cubos Transport oraz umożliwienia firmom klienckim zarządzania swoimi operacjami.

• Pokaż aktywne pojazdy na mapie i koordynuj centralę operacyjną, biuro i kierowców podczas zmiany.
• Zarządzaj zamówieniami, dostawami, DDT, podpisami, wysyłkami e-maili, żądaniami operacyjnymi i dokumentacją.
• Zarządzaj zmianami, frekwencją operacyjną, zadaniami, pojazdami, konserwacją i powiadomieniami.
• Zapewnia nawigację, obliczanie tras i wsparcie operacyjne podczas dostaw.
• Zarządzaj kontami, płatnościami, subskrypcjami, bezpieczeństwem, wsparciem i komunikacją serwisową.
• Analizuj korzystanie z witryny lub produktu w formie zbiorczej, jeśli jest to dozwolone, bez sprzedaży danych osobowych.
• Przestrzegaj obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych, umownych i bezpieczeństwa.

5. Podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna.

• Środki kontraktowe lub przedumowne mające na celu utworzenie kont, udostępnienie platformy, zarządzanie płatnościami, wsparciem i żądanymi usługami.
• Obowiązki prawne dotyczące fakturowania, księgowości, bezpieczeństwa, przechowywania dokumentów i udzielania odpowiedzi właściwym organom.
• Uzasadnione zainteresowanie bezpieczeństwem, zapobieganiem nadużyciom, doskonaleniem usług, diagnostyką techniczną i ciągłością działania.
• Zgoda na niepotrzebne pliki cookie i analizy, komunikację marketingową i inne opcjonalne przetwarzanie.
• W przypadku danych pracowników przetwarzanych w imieniu firmy klienta podstawę prawną określa firma klienta jako administrator danych.

6. Przechowywanie i bezpieczeństwo danych

Przyjmujemy środki techniczne i organizacyjne proporcjonalne do ryzyka przetwarzanych danych.

• Hosting i baza danych zapewniane głównie przez Supabase z infrastrukturą na terenie Unii Europejskiej.
• Szyfrowanie podczas przesyłania za pośrednictwem TLS/SSL oraz kontrola dostępu oparta na rolach i dzierżawcach.
• Uwierzytelnianie, separacja najemców, polityka dostępu i ograniczanie uprawnień administracyjnych.
• Monitorowanie błędów, dzienniki techniczne, kopie zapasowe i procedury mające na celu ograniczenie nieuprawnionego dostępu, utraty lub zmiany danych.

7. Udostępnianie danych

Nie sprzedajemy danych osobowych. Dane udostępniane są wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia Cubos Transport lub wywiązania się z obowiązujących obowiązków.

• Z firmą klienta, która zarządza kontem i z autoryzowanymi użytkownikami tej samej organizacji, w oparciu o skonfigurowane role.
• Dostawcom technicznym, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu lub w imieniu firmy klienta.
• Konsultantom, władzom lub stronom trzecim, jeśli jest to wymagane przez prawo, umowę lub w celu ochrony praw i bezpieczeństwa.
• Z odbiorcami wskazanymi przez firmę klienta, np. do wysyłania DDT lub komunikacji operacyjnej.

8. Zewnętrzni dostawcy i usługi

W zależności od używanych funkcji Cubos Transport może korzystać z następujących dostawców lub usług zintegrowanych.

• Supabase do funkcji uwierzytelniania, baz danych, przechowywania i zaplecza.
• Vercel do hostingu witryn, analiz technicznych i wydajności, jeśli jest włączony.
• Stripe do płatności, subskrypcji, faktur i portalu rozliczeniowego.
• Wyślij ponownie w przypadku e-maili transakcyjnych, wysyłania DDT i komunikacji serwisowej.
• Sentry do monitorowania błędów, wydajności i diagnostyki aplikacji.
• PostHog do analizy produktów tylko wtedy, gdy jest włączony i zgodny z preferencjami dotyczącymi zgody.
• Expo, usługa Apple Push Notification i Firebase Cloud Messaging do powiadomień push.
• TUTAJ, Mapbox i usługi map/nawigacji do geokodowania, map, tras i nawigacji.
• Cloudflare Turnstile lub równoważne usługi zapewniające ochronę przed spamem i bezpieczeństwo formularzy, jeśli są włączone.

9. Twoje prawa GDPR

W granicach określonych przez GDPR możesz skorzystać z następujących praw:

• Dostęp - Poproś o kopię swoich danych osobowych.
• Sprostowanie – sprostowanie nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych.
• Usunięcie — zażądaj usunięcia danych, gdy zostaną spełnione warunki.
• Przenośność — odbieraj dane w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciw – sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub marketingu bezpośredniego.
• Ograniczenie – w niektórych przypadkach zażądaj ograniczenia przetwarzania.
• Reklamacja – złóż skargę do właściwego organu nadzorczego.

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem support@cubos.app.

10. Zatrzymywanie danych

Dane przechowujemy jedynie przez czas niezbędny do wskazanych celów, obowiązków prawnych lub umów z firmą klienta.

• Dane konta, profilu i pomocy: przez czas trwania relacji z Cubos Transport oraz przez okres niezbędny do zarządzania zobowiązaniami umownymi, podatkowymi lub spornymi.
• Dane eksploatacyjne, zamówienia, DDT i podpisy: przez okres wymagany przez firmę Klienta i obowiązujące zobowiązania dokumentacyjne, fiskalne lub umowne.
• Szczegółowe dane GPS: wyłącznie do celów operacyjnych, bezpieczeństwa, dostaw i raportowania; firma klienta powinna skonfigurować możliwie najkrótszy okres. W razie potrzeby GPS i historię zmian można przechowywać przez okres do 2 lat.
• Dane analityczne/cookies: zgodnie z preferencjami dotyczącymi zgody i polityką dotyczącą plików cookies.
• Aplikacje i życiorysy: na czas niezbędny do selekcji i wszelkich zgodnych przyszłych możliwości, chyba że zażądano anulowania.

11. Dane pozycji GPS

Cubos Transport zbiera dokładną pozycję pojazdu za pośrednictwem urządzenia kierowcy tylko podczas aktywnej zmiany. Śledzenie służy do ukazania pojazdu na mapie, koordynowania dostaw, wsparcia kierowcy, poprawy bezpieczeństwa pracy oraz dokumentowania statusu dostawy.

• Śledzenie jest aktywowane na początku zmiany i zatrzymuje się automatycznie po jej zakończeniu.
• Żadne lokalizacje nie są zbierane poza kolejnością lub gdy śledzenie nie jest aktywne.
• Zbiór może odbywać się na pierwszym planie i w tle, aby pozycja pojazdu była aktualizowana nawet przy zminimalizowanej aplikacji lub wyłączonym ekranie.
• Wyświetlane dane są powiązane z pojazdem i zmianą operacyjną; tożsamość kierowcy można uzyskać wyłącznie od upoważnionych użytkowników na podstawie przydziału zmian.
• Cubos Transport nie wykorzystuje GPS do automatycznego monitorowania dyscypliny, automatycznej oceny produktywności ani nadzoru po godzinach pracy.
• Dostęp do mapy i historii musi być ograniczony do upoważnionych ról w firmie i proporcjonalny do celów operacyjnych.

Jeśli firma-klient korzysta z Cubos Transport w przypadku pracowników lub współpracowników, ma obowiązek udostępnić pracownikom własne informacje, przestrzegać zasad zdalnego sterowania i, jeśli to konieczne, przygotować porozumienie związkowe lub zezwolenie Inspekcji Pracy. Zalecane jest również umieszczenie widocznego ostrzeżenia na śledzonym pojeździe.

12. Obowiązki firm klientów

Firmy-klienci muszą używać Cubos Transport w sposób proporcjonalny, zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności i zatrudnienia.

• Informuj kierowców, pracowników i współpracowników o przetwarzanych danych, celach, czasach przechowywania, upoważnionych osobach i prawach.
• Zdefiniuj prawidłową podstawę prawną dla GPS, zmian, danych kadrowych, DDT i danych klienta/miejsca docelowego.
• Ogranicz dostęp do pulpitu nawigacyjnego i mapy tylko do użytkowników, którzy mają potrzeby operacyjne.
• Nie używaj Cubos Transport do ciągłego nadzoru, monitorowania nielegalnej produktywności lub nieujawnionych celów dyscyplinarnych.
• Skonfiguruj przechowywanie, role i procesy wewnętrzne zgodnie z minimalizacją, bezpieczeństwem i zobowiązaniami prawnymi.

13. Powiadomienia push

Powiadomienia push wysyłamy w celach operacyjnych i serwisowych, np.:

• Przydzielono nowe zamówienia lub aktualizacje dostaw.
• Zatwierdzenia, odmowy lub aktualizacje wniosków operacyjnych.
• Komunikaty firmy lub ważne powiadomienia dotyczące usługi.

Możesz wyłączyć powiadomienia push w ustawieniach urządzenia, ale niektóre komunikaty operacyjne mogą nie docierać w czasie rzeczywistym.

14. Zmiany niniejszej polityki

Możemy aktualizować tę politykę, aby odzwierciedlić zmiany w produkcie, dostawcach, przepisach lub naszych procesach. Zaktualizowana wersja zostanie opublikowana na tej stronie z nową datą aktualizacji.

15. Skontaktuj się z nami

W przypadku pytań dotyczących tych informacji lub przetwarzania danych osobowych, możesz skontaktować się z nami pod adresem:

E-mail: support@cubos.app